En los últimos años se viene escuchando cada vez mas, algo que la mayoría de las personas desconocen y que se titula como «Gestión del cambio» o «Change Management», pero ahora bien, ¿A que hacemos referencia cuando hablamos de esto?

Explicado de forma muy genérica, podríamos decir que la gestión del cambio consiste en la toma de decisiones interconectadas entre sí que nos permitirán dejar una situación actual que no deseamos para llegar a otra que es más adecuada para nosotros y nuestros objetivos a corto, mediano y largo plazo. Gestionar el cambio es, en definitiva, plantear una estrategia que nos ayude a pasar de una situación «A» a una situación «B» con la mayor garantía de éxito posible.

Es interesante aclarar que no existe un sólo modelo de gestión del cambio y que no hay un modelo mejor que otro, sino que debemos analizar muy bien cada caso particular para poder sentar las bases que nos permitan implementar y gestionar todas y cada una de las fases del cambio. De todas formas, sí existen teorías sobre gestión del cambio que nos ayudan a entender sus conceptos básicos.

Ahora que entendemos un poco mejor a que llamamos gestión del cambio, la siguiente pregunta es ¿Como arrancamos? ¿Por dónde? ¿Qué debemos tener en cuenta?, antes de responder esas preguntas debemos entender y aceptar que el proceso de cambio en una organización es siempre complejo, ya que implica salir de la zona de confort y esto automáticamente genera inconformidades y hasta en algunos casos puede dañar el clima de la organización. Para una gestión del cambio exitosa, se necesita tener por lo menos los siguientes cuatro frentes claros:

1. Diagnóstico: Entender que tan lista está la organización para realizar el cambio.

Este paso incluye entender tanto el momento de la organización como el de sus colaboradores. Para esto, se debe tener en cuenta los procesos diarios, para entender que tanta energía y que esfuerzos puntuales deben llevarse a cabo, para que el cambio implique el mínimo nivel de estrés adicional posible a estas actividades.

Además, se deben revisar los recursos con los que cuenta la organización para apoyar el cambio, comunicarlo, hacerle seguimiento y retroalimentarlo.

Por último, se deben generar espacios de conversación y formación para ir concientizando y llevando a la organización y sus colaboradores a ese cambio deseado.

2. Preparación: Generar un plan para involucrar a los colaboradores.

La preparación debe considerar un plan de acción claroque a su vez se acople con la situación financiera de la organización, para que el mismo este basado en números reales y acciones concretas.

Al crear el plan de acción (o los planes, dado que también existen casos en donde pueden ser varios) se debe tener en cuenta los procesos de aprendizaje, retención, motivación y manejo de inteligencia emocional en los colaboradores. Se debe determinar una voz líder y crear una visión positiva del cambio. Se debe lograr que los colaboradores comprendan los beneficios y razones del cambio, ya que con esto dado, será más fácil tener al colaborador motivado ante el cambio.

Es importante saber que la visión debe ser clara en el «cómo», «cuándo», «para qué» e «involucrando a quién», dándole una gran relevancia al colaborador como figura clave para la ejecución del cambio.

3. Ejecución: Implementar y hacer seguimiento de un plan de acción concreto.

Para una buena ejecución, es recomendable en primera instancia hacer un cronograma concreto para poder aterrizar y hacer reales las ideas y planes propuestos. En segunda instancia, es importante que los colaboradores siempre sean conscientes de la equidad existente entre el esfuerzo que pongan y los resultados que estén recibiendo del proceso de cambio.

Otros puntos importantes: Mantener siempre un canal de comunicación abierto para gestionar dudas e inquietudes de los colaboradores, realizar un seguimiento periódico y lograr obtener del proceso constante retroalimentación, para asegurarse que todo está yendo en la dirección planificada o, si es necesario, corregir la dirección con los ajustes que hagan faltan.

4. Mantenimiento: Mantener y retroalimentar el cambio

Para este paso es importante considerar la retroalimentación y resultados encontrados en el paso tres, ya que de ahí se pueden generar varias acciones preventivas para evitar que la organización vuelva a su estado inicial. Para esto se debe retroalimentar el cambio resaltando los logros alcanzados y hacerlos evidentes para mantener la motivación y que se vaya estandarizando el cambio, desde el compromiso que se genere de los colaboradores frente a los aspectos positivos y los incentivos.

Es posible que durante los pasos 1 a 3 se observe que los resultados esperados en la realidad no fueron tan acertados comparados a las expectativas, por ende, debe considerarse también el estar abiertos a retroceder, desde una perspectiva del análisis de las oportunidades de mejora.